„Suchst Du noch oder arbeitest Du schon?“

 

MeisterTask – Ein einfaches, geniales, digitales Werkzeug für reibungslosere Betriebsabläufe im Dachhandwerk

Die Bauakte von Projekt „Müller“ schlummert seit zwei Wochen friedlich auf irgendeinem Schreibtisch. Die Frage ist nur auf welchem? Die Mitteilung an Kundin „Roth“ liegt – ganz bestimmt – unter dem Stapel mit den Angeboten, und was nun der genaue Sachstand bei der Dachreparatur von Herrn „Arber“ ist, muss erst einmal bei dem zuständigen Mitarbeiter erfragt werden. Ach nee, der ist ja seit gestern krank.

Bei den meisten Handwerksbetrieben ist die größte Herausforderung nicht die Koordination der Teams – gibt es doch bei vielen nicht mehr als fünf Mitarbeiter*innen. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, alle Informationen genau der Person zur Verfügung zu stellen, die sie gerade braucht. Der Berg an Notizzetteln und To-Do-Listen wächst und ständig fragt irgendwer per WhatsApp, E-Mail oder Telefon nach genau den Informationen, zu denen die Dokumente gerade nicht parat liegen. Das Suchen von Unterlagen und das Einholen von Informationen nimmt in vielen Unternehmen immer mehr Raum ein – erst recht, seit es nicht nur Papierablagen gibt, sondern zusätzlich viele digitale Kanäle, die abgeglichen werden wollen. Das kostet wertvolle Zeit, die für produktive – und damit honorierte – Aufgaben eingesetzt werden könnte.

Dabei gibt es inzwischen gute, digitale Lösungen, um den Suchaufwand deutlich zu reduzieren und über die Abläufe den Überblick zu behalten. Eine der besten, die für kleine und mittelständische Handwerksunternehmen derzeit am Markt sind, heißt „MeisterTask“. MeisterTask ist ein cloudbasiertes Tool für das Aufgabenmanagement im Betrieb, auf das alle Mitarbeiter*innen von überall aus zugreifen können. Das System läuft auf Servern mit einem Standort in Deutschland, lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und ist zugleich so einfach zu bedienen, dass selbst Technikmuffel sich sofort zurechtfinden. MeisterTask liefert ein übersichtliches Ordnungssystem, mit dem die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Baustelle richtig Freude macht. Das verschafft allen Beteiligten Zeit, mal wieder in Ruhe zu arbeiten, statt sich beim Suchen aufzureiben.

Wie das in der Praxis aussieht? In einem eintägigen Seminar gibt Barbara Beyer einen umfassenden Einblick in die umfangreiche Werkzeugkiste von MeisterTask, erklärt die Grundfunktionen und zeigt, wie auf Handwerksunternehmen zugeschnittenes digitales Management heute aussehen kann.

Voraussetzung für die Teilnahme:

Laptop oder Tablet mitbringen

Für die Software MeisterTask erhalten die Teilnehmer kurz vor dem Workshop einen Link zu einem vorläufigen, kostenlosen Zugang zur Business-Version der Software. Bitte laden Sie die App auf Ihren Laptop bzw. Ihr Tablet.

Inhalte

  • Einführung in die Software „MeisterTask“
  • Funktionsweisen von „MeisterTask“
  • Einrichtung und Nutzung der App anhand von Beispielen aus dem Dachhandwerk
  • Ausprobieren: eigene Anwendung der Software
  • Entwicklung individuell zugeschnittener Prozesse: Best-Practice-Beispiele aus anderen Handwerksbetrieben

Zielgruppe: Unternehmer*innen, Führungspersonen und Bürokräfte, die das betriebliche Aufgabenmanagement und/oder die Projektkommunikation mit Hilfe eines digitalen Tools einführen oder optimieren wollen
Referentin: Barbara Beyer, Beraterin und Führungskräftecoach im Dachhandwerk, Undenheim
Teilnahmegebühr: 265,00 €
Arbeitsmittel: Laptop oder Tablet, Schreibzeug
Termin: 30.09.2021, 09.00 – 16.00 Uhr

Hier zum Seminar anmelden

 

Dachdecker Podcast

Unternehmensberater, die Handwerksunternehmen beraten und optimieren, gibt es viele. Und dennoch gibt es die Erfahrung, dass die beratenen Handwerker bzw. dessen Führungskräfte sich unverstanden fühlen oder unzufrieden sind.

Unter anderem

  • weil ihnen nicht richtig zugehört wurde;
  • weil kollektive anstatt individueller Lösungsvorschläge erbracht wurden;
  • weil mehr versprochen, als im Endeffekt eingehalten wurde;
  • weil Berater zu unerfahren waren;
  • weil Meinungen auseinanderdrifteten;
  • weil Entscheidungen ohne Absprachen getroffen wurden;
  • weil mangelndes Mitspracherecht herrschte usw.

Die Liste könnte noch endlos fortgesetzt werden.

Warum und wieso sollte ein Dachdeckerunternehmer denn dann tatsächlich Beratung aufsuchen und wenn er/sie es tun, was liegen dann für Probleme oder Anliegen vor. Was sollte der Betriebsinhaber dann auch tatsächlich tun, wenn er sich für eine externe Beratung entscheidet, worauf sollte man achten. Was eine gute Beratung auszeichnet, welche Denkanstöße es rund um das Thema Führung vielleicht zu beherzigen gibt, um dies und vieles mehr geht es in unserer heutigen 12. Dachdecker Podcast Folge. Zum Podcast hier klicken!

Tool-Check #5 Materialrest24

Steckbrief

Anwendungsbereich: Online-Plattform für den Verkauf von überschüssigen Baumaterialien, virtuelles Lager

Hersteller/Entwickler: Material24 GmbH

Kennzeichen: ressourcenschonend, durchdacht, digital, nachhaltig, erweiterter Nutzungskreislauf

Link: https://www.materialrest24.de/

 

Nachhaltigkeit sollte aus meiner Sicht auch im Bauhandwerk Thema sein. Doch leider landen viele Baumaterialien, die auf einer Baustelle übrigbleiben, im Müll oder vergammeln in einer Lagerecke. Selten werden Materialreste für Folgeaufträge eingesetzt; wir vergessen sie, wissen nicht, wie wir sie anrechnen sollen, oder schieben sie so lange hin und her, bis sie nicht mehr brauchbar sind. Das schmerzt, denn die Materialien sind nicht nur teuer, sondern auch wertvoll.

Dachdeckermeister Simon Schlögel und sein Team wollten das nicht länger mitmachen. Sie entwickelten Materialrest24, ein gut durchdachtes digitales Tool, mit dem Handwerksbetriebe nicht nur ihre eigenen Lagerbestände verwalten, sondern Materialreste auch weitergeben oder verkaufen können! Die Plattform ist gut durchdacht und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Materialrest24 macht das eigene Restmaterialmanagement leicht und bietet außerdem die Möglichkeit, sich mit anderen Handwerker zu vernetzen.

Diesem gelungenen Vorhaben gilt meine volle Sympathie. Das Materialrest24-Team leistet einen großartigen Einsatz für Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung. Macht mit! Es lohnt sich gleich mehrfach!

Was macht Ihr mit Eurem überschüssigen Material? Wie oft legt Ihr es von links nach rechts, um es am Ende wegzuwerfen?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Tool-Check #3 Craftnote

Steckbrief

Anwendungsbereich: Baudokumentation, Aufgabenverwaltung, Projektdokumentation

Entwickler: myCraftnote Digital GmbH

Kennzeichen: Einfache Dokumentation, bessere Zusammenarbeit, selbsterklärend, Bedienbarkeit, optimierter Informationsfluss 

Link: https://www.craftnote.de/

 

Vor etwas über zwei Jahren war im Betrieb meines Bruders klar: Der Zettelwust zwischen Büro, Baustelle, Handschuhfach und den Jackentaschen der Mitarbeiter muss aufhören, eine digitale Bauakte muss her. Wir führten Craftnote ein, eine App, die damals noch ganz am Anfang ihrer Entwicklung stand. Inzwischen sind alle angekündigten Programmierschritte von den Entwicklern konsequent umgesetzt worden. 

Die Mitarbeiter merken sofort, dass die Kommunikation über die App für sie eine Erleichterung ist. Auch komplexe Bauvorhaben können gut abgebildet werden, die Informationen fließen immer genau zu den Leuten, die sie gerade brauchen, egal ob die gerade am Schreibtisch sitzen, auf dem Dach stehen oder den Kunden besuchen. Wichtige Formulare und Unterlagen sind immer zur Hand, Bilder können nicht nur beim passenden Projekt abgelegt, sondern auch gleich bearbeitet werden, Papierdokumente lassen sich mit dem integrierten Scanner sofort in die digitale Baudokumentation einfügen. Craftnote ist intuitiv, lange Schulungen braucht es nicht (und für Zweifelsfälle gibt es Videoclips und eine Facebook-Gruppe). Dort wo ich die App empfohlen habe und sie umgesetzt wurde, kommt regelmäßig positive Rückmeldung.

Wie dokumentiert Ihr Euren Projektverlauf? Welche Empfehlungen gebt Ihr den Kollegen?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Tool-Check #2 Classei

Steckbrief

Anwendungsbereich: Ablagesystem, Organisationssystem, Terminverwaltung,

Hersteller: Classei | Egon Heimann GmbH

Kennzeichen: schnell, praktisch, gute Qualität, Struktur gebend, Transparenz schaffend, produktivitätssteigernd

Link: https://www.classei.de/de/

 

Ganz werden wir das Papier aller Digitalisierung zu Trotz wohl so schnell nicht los.  Gut, dass es ein geniales Ablagesystem für Unterlagen gibt – nämlich Classei. https://vimeo.com/56894720

Classei besteht aus eindeutig und übersichtlich beschrifteten Ablagemappen, die wie Hängeregister hintereinander sortiert werden. Kein langes Suchen durch verschiedene Ordner, kein Hantieren mit Klappbügeln. Zettel nehmen, reinschieben, fertig.

Das System gibt eine klare Gliederung vor und ist bei Bedarf beliebig erweiterbar. Ganz nebenbei es sieht auch noch toll aus, es spart im Vergleich zum herkömmlichen Ordner eine Menge Platz, und es macht Spaß damit zu arbeiten.

Und wie handhabt Ihr Eure Dokumente und Unterlagen, vor allem, die ihr im täglichen Gebrauch habt?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Mit gutem Beispiel voran!

Liebe Freunde und Freundinnen der BeNeCo,

wie oft habe ich meinen Kunden schon erzählt, wie wichtig es ist die Abläufe und Prozesse zu überprüfen? In wie vielen Unternehmen habe ich schon Prozesse optimiert? Und welches Unternehmen habe ich dabei vernachlässigt? Mein eigenes! Ich habe mich deshalb Ende letzten Jahres entschieden, dass es auch für mich als Ein-Frau-Betrieb an der Zeit ist, gründlich in meinen Geschäftsprozessen aufzuräumen.

Um Orientierung und Fokussierung zu bekommen, habe ich unter anderem auf meiner Zieleplanung 2020 stehen:

  • Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozess in einen automatisierten Workflow bringen
  • Bürokratischen Zeitaufwand für Buchhaltung und finanzielle Überwachung um mindestens 50 % reduzieren
  • Zeit für Arbeitsvorbereitung und Nachbereitung für Seminare, Workshops, Trainings um mindestens 20 % reduzieren

Ich habe nämlich einfach mal gemessen, wie viel Zeit in administrativen Aufgaben versickert. Das mache ich schon seit Jahren, aber ich habe bisher nicht die nötigen Konsequenzen daraus gezogen. Meine Zeiterfassung, die sich über all meine Aktivitäten erstreckt, belegt schwarz auf weiß, dass sich in den letzten Jahren der Aufwand für Verwaltungstätigkeiten permanent erhöht hat. Da mein Tag leider nicht länger wird, muss das entweder zu Lasten der Kunden gehen oder zu meinen eigenen. Beides unschön. Ich will schließlich möglichst viel Nettozeit mit produktiven Beratungen und Workshops verbringen, nicht mit Bürokratie. Ich will mich deshalb aber auch nicht selbst ausbeuten und jeden Samstag und Sonntag im Büro verbringen.

Die Entscheidung, etwas zu verbessern, ist schnell gefällt. Aber Ihr kennt das aus Euren eigenen Unternehmen: Umgesetzt sind die Verbesserungen deshalb noch lange nicht. Ich habe in den letzten drei Monaten neben und in meinem normalen Tagesgeschäft meine Abläufe analysiert, überflüssige Prozesse eliminiert, Software recherchiert, entrümpelt, mich an Standards und Vorlagen abgearbeitet, Software mit Daten gefüttert, endlose Testläufe gefahren, nach einigen Eingabefehlern einen kompletten Reset durchgeführt, meine Steuerberaterin zur Verzweiflung gebracht und…. Trommelwirbel… erfolgreich die ersten Rechnungen und Angebote automatisiert ausgeworfen!

Dieses Erfolgserlebnis will ich hier mit Euch feiern! Ich bin noch ganz im Glücksflow. Alles klappt, wie es soll! Bis Ende März lasse ich das analoge und das digitale System noch nebeneinanderlaufen – und ab dann habe ich Zeit, mich um die nächsten beiden Etappenziele zu kümmern! Dann geht es an Standardisieren von Protokollen und Präsentationen.

Und welche Eurer Prozesse knöpft Ihr Euch 2020 vor?

Wie lauten Eure Zielvorgaben 2020?

Eure Barbara Beyer 

 

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Anzeige: Tool-Check #1 Meistertask

Steckbrief

Anwendungsbereich: Projektmanagement, To-Dos/Aufgabenverwaltung

Entwickler: MeisterLabs GmbH

Kennzeichen: kollaborativ, intuitiv bedienbar, individuell anpassbar, datenschutzkonform

Link: https://www.mindmeister.com/mt/signup

Empfehlung

Es gibt zig digitale Werkzeuge für das Aufgaben- und Projektmanagement. Von denen, die ich getestet habe, ist MeisterTask mit Abstand die intuitivste App.

MeisterTask erklärt sich von selbst, und ich kann die Oberfläche individuell an meine Bedürfnisse anpassen. Der Aufbau bildet so meine Prozesse ab, ich muss meinen Workflow nicht an die App anpassen. Ich kann ganz einfach Mitarbeiter und Kooperationspartner zur Zusammenarbeit einladen und Rechte für bestimmte Bereiche vergeben. Die Abstimmung über Projektaufgaben ist hierdurch ganz einfach. Und: Serverstandort ist Deutschland, die App ist vollkommen konform mit der europäischen Datenschutzrichtlinie. Ich arbeite schon seit rund zwei Jahren mit MeisterTask und bin immer noch begeistert!

Und was verwendest Du für ein Werkzeug, um Deine und die Aufgaben Deines Teams zu organisieren?

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Hilfe zur Fremdhilfe

„Hallo Babs, ich brauche dringend Deinen Rat. Wenn Du zwischendurch Zeit findest, kannst Du Dich bitte bei mir melden?“ Der Hilferuf kam von meinem Kunden Paul*, bei dem ich drei Jahre zuvor eine Prozessberatung durchgeführt hatte. Er hatte die Unternehmensgröße damals mal eben verdoppelt und die Betriebsfläche vervierfacht. Toller junger, dynamischer Unternehmer mit Mut und Ideen.

Ich war zum Zeitpunkt der Anfrage gerade sehr eingespannt und kam erst spät aus einem Termin, aber der Ton der E-Mail ließ mich noch am selben Abend zum Hörer greifen. Es stellte sich heraus, dass Pauls Steuerberater ganz schön Mist gebaut hatte; nun setzte die Bank Paul massiv unter Druck. Wir besprachen, dass er das nächste Bankgespräch erst einmal abwarten solle, das fünf Tage später stattfinden würde. Dann würden wir prüfen, welche Maßnahmen sinnvoll wären.

Doch schon in dem Moment, in dem ich den Hörer auflegte, kamen mir Zweifel. Ich rief meinen Beraterkollegen Andreas Dittrich an, der sich auf Finanzierungsfragen spezialisiert hat, und beschrieb die Situation. „Auf keinen Fall passiv das Gespräch abwarten,“ antwortete Andreas sofort. „Der Kunde muss die Sache selbst aktiv in die Hand nehmen.“ Ich vernetzte die beiden noch am selben Abend, schon für den nächsten Tag vereinbarten sie einen Telefontermin.

Fünf Tage später bekam ich eine neue Nachricht: „Lief alles glatt. Die Banker waren überrascht, was in 5 Tagen alles machbar ist und wie gut ich vorbereitet war. Andreas kommt am Mittwoch und wir erarbeiten gemeinsam Strategien und neue Ansätze für die Bank und den neuen Steuerberater. Babs, danke Dir für Dein tolles Netzwerk und Deine super schnelle Unterstützung.“

Fazit: Manchmal ist die beste Hilfe, nicht selbst zu helfen.
 

Mehr zu Andreas Dittrich:

Consultant Director und Lehrbeauftragter an der Hochschule Mainz

Mein Blog:  http://finanzerdittrich.com

 

 

*Name geändert

 

Hinweis:“Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen verwendet. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Anbieter digitaler und analoger Lösungen

,

Mit diesem Blog möchte ich nur schon einmal ankündigen mit welchen Werkzeugen ich arbeite und was ich in meinen Beratungen und Workshops empfehle. Im Laufe der Zeit werde ich Geschichten darüber schreiben, wo die einzelnen Werkzeuge, Apps, Tools zum Einsatz kamen und welche Wirkung sie hatten.

 

Heute zunächst einmal nur ein kleiner Einblick in meine Lieblingswerkzeuge:

Meistertask

https://www.mindmeister.com/mt/signup

Warum ich meinen Kunden MeisterTask empfehle?

Es gibt sicherlich viele digitale Werkzeuge für Aufgaben -und Projektmanagement.

MeisterTask ist für mich jedoch das Intuitivste! Es ist die App, die ruck-zuck individuell anpassbar eine optimale Abstimmung und Transparenz zwischen den Schnittstellen schafft und damit die Zusammenarbeit ungemein erleichtert und fördert. Und ein für mich nicht unerhebliches Kriterium ist der Datenschutz nach europäischem Recht und deutschem Serverstandort.

Was mir auch besonders gut gefällt ist, dass es absolut individuell gestaltbar ist. Also für jedes Bedürfnis im Workflow anpassbar und den Prozess abbildend.

https://www.classei.de/de/

Bei aller Digitalisierung, viele Handwerksbetriebe haben immer noch viel Papier im Umlauf. Und gerade weil das so ist, gibt es für mich ein einfaches und geniales Ablagesystem – nämlich Classei.

Sozusagen beginnt man in dem Moment in dem man das Dokument in die Akte legt mit der Ablage, so wie eben im beim digitalen Archiv eben auch. Alle Sortierungs-, Ordnungs- und Ablagemaßnahmen, die üblicher Weise einhergehen, entfallen bzw. werden auf ein Minium reduziert. Und ganz nebenbei es sieht auch noch toll aus und es macht Spaß damit zu arbeiten.

https://www.craftnote.de/

Ich habe Dirk Steffens 2017  kennengelernt. Er und sein Team von Craftnote sind Vollblut Programmierer und Handwerksversteher. Sie haben in den etwas mehr als 2 Jahren nachdem die App das erste Mal offiziell auf den Markt kam so unglaublich viel umgesetzt. Sie setzen sich für die Bedürfnisse der Nutzer ein und bleiben am Ball. Für mich ist die App und die Menschen dahinter uneingeschränkt die Nr. 1 am Markt der digitalen Bauakten!

https://www.valuescentre.com/

 

Mit dem Barret Values Centre arbeite ich nun bereits schon im 3. Jahr meiner Selbstständigkeit zusammen. Wenn es darum geht Werte im Unternehmen sichtbar zu machen und über sehr unkomplizierte Mitarbeiterbefragungen bezüglich der Unternehmenskultur eine aussagekräftige Arbeitsbasis zu bekommen, dann kommt für mich nur das BVC in Frage. Außerdem habe ich mit Dr. Andrea Bockler (https://changemanagement.biz/) eine unglaublich gute Botschafterin des BVC und Mentorin in Sachen Werte und Führung.

https://www.materialrest24.de/

 

Es sind ein paar Punkte, die mich an dem jungen Dachdecker Simon Schlögel begeistern:

Ganz großartig zu sehen, wie er und seine Geschäftspartner sich für die Sache an sich einsetzen. Wie sie mit Ihrer Plattform die Digitalisierung vorantreiben und Abläufe rund um die Lageroptimierung ermöglichen und dabei auch noch nachhaltige Betriebsführung unterstützen. Für mich ist das ein Muss für jeden Handwerker. Am meisten jedoch fasziniert mich an Simon und seinem Team, seinen unglaublichen Einsatz in Sachen „NACHHALTIGKEIT und RESSOURCENSCHONUNG“ für die kommende Generation und unsere Welt!