Mit gutem Beispiel voran!

Liebe Freunde und Freundinnen der BeNeCo,

wie oft habe ich meinen Kunden schon erzählt, wie wichtig es ist die Abläufe und Prozesse zu überprüfen? In wie vielen Unternehmen habe ich schon Prozesse optimiert? Und welches Unternehmen habe ich dabei vernachlässigt? Mein eigenes! Ich habe mich deshalb Ende letzten Jahres entschieden, dass es auch für mich als Ein-Frau-Betrieb an der Zeit ist, gründlich in meinen Geschäftsprozessen aufzuräumen.

Um Orientierung und Fokussierung zu bekommen, habe ich unter anderem auf meiner Zieleplanung 2020 stehen:

• Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozess in einen automatisierten Workflow bringen
• Bürokratischen Zeitaufwand für Buchhaltung und finanzielle Überwachung um mindestens 50 % reduzieren
• Zeit für Arbeitsvorbereitung und Nachbereitung für Seminare, Workshops, Trainings um mindestens 20 % reduzieren

Ich habe nämlich einfach mal gemessen, wie viel Zeit in administrativen Aufgaben versickert. Das mache ich schon seit Jahren, aber ich habe bisher nicht die nötigen Konsequenzen daraus gezogen. Meine Zeiterfassung, die sich über all meine Aktivitäten erstreckt, belegt schwarz auf weiß, dass sich in den letzten Jahren der Aufwand für Verwaltungstätigkeiten permanent erhöht hat. Da mein Tag leider nicht länger wird, muss das entweder zu Lasten der Kunden gehen oder zu meinen eigenen. Beides unschön. Ich will schließlich möglichst viel Nettozeit mit produktiven Beratungen und Workshops verbringen, nicht mit Bürokratie. Ich will mich deshalb aber auch nicht selbst ausbeuten und jeden Samstag und Sonntag im Büro verbringen.

Die Entscheidung, etwas zu verbessern, ist schnell gefällt. Aber Ihr kennt das aus Euren eigenen Unternehmen: Umgesetzt sind die Verbesserungen deshalb noch lange nicht. Ich habe in den letzten drei Monaten neben und in meinem normalen Tagesgeschäft meine Abläufe analysiert, überflüssige Prozesse eliminiert, Software recherchiert, entrümpelt, mich an Standards und Vorlagen abgearbeitet, Software mit Daten gefüttert, endlose Testläufe gefahren, nach einigen Eingabefehlern einen kompletten Reset durchgeführt, meine Steuerberaterin zur Verzweiflung gebracht und…. Trommelwirbel… erfolgreich die ersten Rechnungen und Angebote automatisiert ausgeworfen!

Dieses Erfolgserlebnis will ich hier mit Euch feiern! Ich bin noch ganz im Glücksflow. Alles klappt, wie es soll! Bis Ende März lasse ich das analoge und das digitale System noch nebeneinanderlaufen – und ab dann habe ich Zeit, mich um die nächsten beiden Etappenziele zu kümmern! Dann geht es an Standardisieren von Protokollen und Präsentationen.

Und welche Eurer Prozesse knöpft Ihr Euch 2020 vor?

Wie lauten Eure Zielvorgaben 2020?

Eure Barbara Beyer 

 

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“