Das bisschen Beschaffung?

120 bis 150 € sind pro Bestellung fällig – das ist kein Durchschnittspreis für die gekaufte Ware, sondern der Preis für den Personal- und Verwaltungsaufwand, den jede einzelne Bestellung verursacht und der auf den Materialwert noch obendrauf kommt. Krass, oder? Egal ob eine Packung Kugelschreiber bestellt wird oder der Materialvorrat für den ganzen Monat. „Was? Die im Büro sitzen doch den ganzen Tag nur rum, jammern über Stress und schieben Zettel von links nach rechts!“, denkt sich da vielleicht der eine oder der andere Handwerker. Tatsächlich hängt aber an jedem dieser Zettel eine Menge teils gesetzlich vorgeschriebener Arbeitsschritte – und damit auch ein eigenes Preisschild. An Lieferscheinen, Rechnungen, Retouren. Und auch an den vielen schwer leserliche Bestellnotizen von Kolleg*innen, die auf der Baustelle merken, dass jetzt gerade die Dichtmasse alle ist und die abends kurz vor Ladenschluss einzelne Kartuschen nachbestellen, am besten für morgen Früh um acht.

Sie merken: An der Schnittstelle von Lagerhaltung und Büro gibt es eine ganze Menge zu verbessern, denn der Preis für den einzelnen Bestellvorgang lässt sich ebenso krass drücken wie der Frustfaktor bei den Beteiligten, sofern alle mitspielen und die Abläufe effizient organisiert sind. Das setzt voraus, dass sich alle bewusst werden, welchen Rattenschwanz an Vorgängen ihr „Hatte ich gestern noch vergessen aufzuschreiben: Wir brauchen auch noch drei von den kleinen aus Alu.“ hinter sich herzieht.

Früher habe ich als eine von vielen Dienstleistungen auch Lageroptimierung angeboten, u. a. weil ich gesehen habe, welchen riesigen Effekt es hat, wenn die Prozesse zwischen Lager, Baustelle und Büro sauber ablaufen. Diese Effekte beginnen bei A wie Arbeitsabläufe, gehen über E wie Entlastung oder P wie Produktivitätssteigerung bis W wie Wohlbefinden bei den Kolleg*innen. Seit einiger Zeit arbeite ich bei dem lieber mit der Expertin für effiziente Lagerprozesse im Bauhandwerk zusammen, nämlich mit Doris Paulus und ihrem Team.

Doris hat auch einen Podcast, den ich sehr gerne höre. Erhellend fand ich insbesondere die Folge „Wie bitte? WAS für Aufgaben hat die Verwaltung??“, in der Doris und ihre Kollegen kurz und bündig skizzieren, woran es an der Kommunikation zwischen Verwaltung und den anderen Beteiligten oft hapert. Gleichzeitig zeigen die Expert*innen Lösungen auf, die allen das Leben leichter machen, für mehr Verständnis untereinander sorgen und zugleich helfen, immens viel Geld zu sparen.

Der Podcast ruft uns auch als Chef oder Chefin noch mal deutlich ins Bewusstsein, dass wir es selbst in der Hand haben, ob wir uns weiterhin mit der unscharfen Säge abmühen, weil wir meinen, es sei keine Zeit dafür da, das Sägeblatt auszutauschen. Was im Wald die Entscheidung für das neue Sägeblatt ist, ist in Bezug auf Lagerhaltung und Beschaffung die Entscheidung dafür, bei allen Beteiligten Klarheit über die Organisationsstrukturen, Rollen und Prozesse herzustellen. Der Effekt: Überflüssige Arbeitsschritte fallen weg, das Büro ersäuft nicht mehr in vermeidbaren Verwaltungsvorgängen, der Beitrag aller zum Gesamtbetrieb wird wahrgenommen und wertgeschätzt, und jede*r einzelne weiß genau, wie er oder sie es vermeidet, selbst unnötige Arbeit bei anderen zu verursachen.

Viel Spaß beim Reinhören – und hören Sie genau hin, denn es werden schon in der kurzen Podcastfolge viele Lösungen angeboten. Schreiben Sie an mich oder direkt an Doris, wenn Sie mehr über effiziente Organisationsstrukturen erfahren möchten.