MeisterTask – Ein einfaches, geniales, digitales Werkzeug für reibungslosere Betriebsabläufe im Dachhandwerk

Die Bauakte von Projekt „Müller“ schlummert seit zwei Wochen friedlich auf irgendeinem Schreibtisch. Die Frage ist nur auf welchem? Die Mitteilung an Kundin „Roth“ liegt – ganz bestimmt – unter dem Stapel mit den Angeboten, und was nun der genaue Sachstand bei der Dachreparatur von Herrn „Arber“ ist, muss erst einmal bei dem zuständigen Mitarbeiter erfragt werden. Ach nee, der ist ja seit gestern krank.

Bei den meisten Handwerksbetrieben ist die größte Herausforderung nicht die Koordination der Teams – gibt es doch bei vielen nicht mehr als fünf Mitarbeiter*innen. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, alle Informationen genau der Person zur Verfügung zu stellen, die sie gerade braucht. Der Berg an Notizzetteln und To-Do-Listen wächst und ständig fragt irgendwer per WhatsApp, E-Mail oder Telefon nach genau den Informationen, zu denen die Dokumente gerade nicht parat liegen. Das Suchen von Unterlagen und das Einholen von Informationen nimmt in vielen Unternehmen immer mehr Raum ein – erst recht, seit es nicht nur Papierablagen gibt, sondern zusätzlich viele digitale Kanäle, die abgeglichen werden wollen. Das kostet wertvolle Zeit, die für produktive – und damit honorierte – Aufgaben eingesetzt werden könnte.

Dabei gibt es inzwischen gute, digitale Lösungen, um den Suchaufwand deutlich zu reduzieren und über die Abläufe den Überblick zu behalten. Eine der besten, die für kleine und mittelständische Handwerksunternehmen derzeit am Markt sind, heißt „MeisterTask“. MeisterTask ist ein cloudbasiertes Tool für das Aufgabenmanagement im Betrieb, auf das alle Mitarbeiter*innen von überall aus zugreifen können. Das System läuft auf Servern mit einem Standort in Deutschland, lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und ist zugleich so einfach zu bedienen, dass selbst Technikmuffel sich sofort zurechtfinden. MeisterTask liefert ein übersichtliches Ordnungssystem, mit dem die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Baustelle richtig Freude macht. Das verschafft allen Beteiligten Zeit, mal wieder in Ruhe zu arbeiten, statt sich beim Suchen aufzureiben.

Wie das in der Praxis aussieht? In einem eintägigen Seminar gibt Barbara Beyer einen umfassenden Einblick in die umfangreiche Werkzeugkiste von MeisterTask, erklärt die Grundfunktionen und zeigt, wie auf Handwerksunternehmen zugeschnittenes digitales Management heute aussehen kann.

Voraussetzung für die Teilnahme:

Laptop oder Tablet mitbringen

Für die Software MeisterTask erhalten die Teilnehmer kurz vor dem Workshop einen Link zu einem vorläufigen, kostenlosen Zugang zur Business-Version der Software. Bitte laden Sie die App auf Ihren Laptop bzw. Ihr Tablet.

Inhalte

  • Einführung in die Software „MeisterTask“
  • Funktionsweisen von „MeisterTask“
  • Einrichtung und Nutzung der App anhand von Beispielen aus dem Dachhandwerk
  • Ausprobieren: eigene Anwendung der Software
  • Entwicklung individuell zugeschnittener Prozesse: Best-Practice-Beispiele aus anderen Handwerksbetrieben

Zielgruppe: Unternehmer*innen, Führungspersonen und Bürokräfte, die das betriebliche Aufgabenmanagement und/oder die Projektkommunikation mit Hilfe eines digitalen Tools einführen oder optimieren wollen
Referentin: Barbara Beyer, Beraterin und Führungskräftecoach im Dachhandwerk, Undenheim
Teilnahmegebühr: 265,00 €
Arbeitsmittel: Laptop oder Tablet, Schreibzeug
Termin: 30.09.2021, 09.00 – 16.00 Uhr

 

 

Selbstmanagement für Führungskräfte im Handwerk

Die Führung eines mittelständischen Handwerksunternehmens kann man sehr gut mit dem Steuern eines großen Segelschiffes vergleichen. Dort muss der Kapitän (gilt auch für Kapitäninnen) vorausschauen, den Wind und das Wasser lesen können, um sein Schiff sicher auf den Kurs zu bringen und dort zu halten. Um dieses erfolgreich zu meistern, holt sich der Kapitän ein Team von nautischen Spezialisten auf sein Boot. Auf diese überträgt er die vielfältigen Aufgaben der Navigation, der Ermittlung der See- und Wetterdaten, der Technik, der Mannschaftsbetreuung und noch vieles mehr. Das Schiff kann nur dann rund um die Uhr, tagein und tagaus auch stärksten Stürmen trotzen, wenn alles und alle perfekt zusammenspielen und er/sie das Steuer fest im Griff hat.

Ist das in Ihrem Handwerksunternehmen auch so? Haben Sie jeden Tag alles im Griff oder läuft auch schon mal etwas aus dem Ruder?

Als Chef*in und Führungskraft gehen viele Unternehmer* und Führungsverantwortliche an oder über ihre persönlichen Belastungsgrenzen hinaus. Privatleben findet kaum noch statt! Zu langen Arbeitstagen kommen z. T. noch längere Arbeitsnächte hinzu, und richtig durchgeatmet haben sie schon lange nicht mehr. Statt Freude an der eigenen Selbstständigkeit zu empfinden, fühlen sie sich durch ihren Betrieb und die Kunden getrieben oder hecheln den Erwartungen hinterher.

Aber kann etwas, das mich selbst wiederholt an den Rand eines Kollapses bringt, wirklich gesund für mein Unternehmen sein? Oder geht das nicht auch anders?

In diesem Seminar zeigt die erfahrene Führungskraft und Unternehmensberaterin Barbara Beyer den Teilnehmer*innen, wie sie sich geschickt für den betrieblichen Alltag organisieren können und dadurch wieder mehr Kontrolle über Art und Umfang des eigenen Arbeitspensums bekommen. Frau Beyer vermittelt bewährte Methoden und kluge Techniken, die es uns erlauben, Zeitfresser loszuwerden, die Arbeit besser zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.

Denn nur, wenn ich mich selbst gut steuere, kann ich als Kapitän*in mein Schiff / mein Unternehmen auf einen erfolgreichen und sicheren Kurs bringen und dort halten.

Seminarinhalte:
Morgens: Tricks und Kniffe für mehr Struktur im Alltag

Inhalte

  • Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplanung
  • ALPEN-Methode
  • Erfolgsjournal

Entscheidung

  • Prioritätensetzung
  • Pareto-Prinzip
  • ABC-Analyse
  • Eisenhower-Prinzip
  • 5 Stufen der Delegation

Zeitdiebe und Lösungsideen

  • Effektive und effiziente Meetings/Besprechungen
  • Bearbeitung von Post und E-Mail

Mittags: Die selbstbestimmte Führungskraft

  • Nein – Sagen lernen
  • Stress reduzieren
  • Reflektion
  • Entspannungsübungen

Zielgruppe: Unternehmer*innen, Führungspersonen und verantwortliche Bürokräfte, die bereit sind ihrer ständigen Arbeitsüberlastung und dem ungesunden Stress mit bewährten Methoden und klugen Techniken ein Ende zu bereiten
Referentin: Barbara Beyer, Beraterin und Führungskräftecoach im Dachhandwerk, Undenheim
Teilnahmegebühr: 265,00 €
Arbeitsmittel: Schreibzeug
Termin: 29.09.2021, 09.00 – 16.00 Uhr

 

Steckbrief

Anwendungsbereich: Online-Plattform für den Verkauf von überschüssigen Baumaterialien, virtuelles Lager

Hersteller/Entwickler: Material24 GmbH

Kennzeichen: ressourcenschonend, durchdacht, digital, nachhaltig, erweiterter Nutzungskreislauf

Link: https://www.materialrest24.de/

 

Nachhaltigkeit sollte aus meiner Sicht auch im Bauhandwerk Thema sein. Doch leider landen viele Baumaterialien, die auf einer Baustelle übrigbleiben, im Müll oder vergammeln in einer Lagerecke. Selten werden Materialreste für Folgeaufträge eingesetzt; wir vergessen sie, wissen nicht, wie wir sie anrechnen sollen, oder schieben sie so lange hin und her, bis sie nicht mehr brauchbar sind. Das schmerzt, denn die Materialien sind nicht nur teuer, sondern auch wertvoll.

Dachdeckermeister Simon Schlögel und sein Team wollten das nicht länger mitmachen. Sie entwickelten Materialrest24, ein gut durchdachtes digitales Tool, mit dem Handwerksbetriebe nicht nur ihre eigenen Lagerbestände verwalten, sondern Materialreste auch weitergeben oder verkaufen können! Die Plattform ist gut durchdacht und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Materialrest24 macht das eigene Restmaterialmanagement leicht und bietet außerdem die Möglichkeit, sich mit anderen Handwerker zu vernetzen.

Diesem gelungenen Vorhaben gilt meine volle Sympathie. Das Materialrest24-Team leistet einen großartigen Einsatz für Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung. Macht mit! Es lohnt sich gleich mehrfach!

Was macht Ihr mit Eurem überschüssigen Material? Wie oft legt Ihr es von links nach rechts, um es am Ende wegzuwerfen?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Steckbrief

Anwendungsbereich: Werte ermitteln, wandeln und Unternehmenskultur gestalten

Organisation: Barrett Value Centre, UK

Kennzeichen: Bedürfnisse und Werte sichtbar machen, Aktuelle und gewünschte Unternehmenskultur aufzeigen, gemeinsame Werte Entwicklung 

Link:  https://www.valuescentre.com/

Werte spielen in meinem Leben schon lange eine große Rolle. Vor gut 20 Jahren habe ich beispielsweise eine Entscheidung getroffen, die voll und ganz wertegetrieben war. Ich habe eine sehr gute Position bei meinem damaligen Arbeitgeber Saint Gobain aufgegeben und meinen kompletten Lebensraum verlagert. Das Ganze mit dem vollen Risiko, im privaten wie im beruflichen Umfeld alles zu verlieren. Aber ich war angetrieben von dem Wunsch, einen positiven Beitrag in dieser Welt leisten zu wollen. Ich habe also bei Null wieder angefangen und bin bei einem Start-up Unternehmen eingestiegen, das ein aus meiner Sicht wertvolles Produkt herstellte: Solaranlagen.

Seither versuche ich fast alles was ich tue, mit meinen Werten in Einklang zu bringen. Für mich sind Authentizität, Leidenschaft, Enthusiasmus, Humor und Leichtigkeit wesentliche Grundlagen für mein erfülltes Leben. Die eigenen Wertvorstellungen sind eine stabile Basis für unsere Entscheidungen. Sind die Dinge im Einklang mit den eigenen Werten, fühlt sich alles gut und richtig an. So auch meine Entscheidung vor 6 Jahren, einen Beitrag im Handwerk leisten zu wollen. 

Ich glaube durch dieses Wertebewusstsein ist persönliches Wachstum überhaupt erst möglich. Versteht man die eigenen Werte, dann erst erkennt man die Richtung, in die man gehen sollte, um glücklich und erfolgreich zu sein.

Mit dem CTT-Werkzeug habe ich die Möglichkeit, auf recht einfache Art und Weise Werte sichtbar zu machen, im Betrieb oder auch für einzelne Personen im Coaching. Machen Sie doch einfach mal einen persönlichen Wertetest. Hier ist ein Link zur Webseite meiner Kollegin und Freundin Dr. Andrea Maria Bokler 

https://changemanagement.biz/pva/

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Steckbrief

Anwendungsbereich: Baudokumentation, Aufgabenverwaltung, Projektdokumentation

Entwickler: myCraftnote Digital GmbH

Kennzeichen: Einfache Dokumentation, bessere Zusammenarbeit, selbsterklärend, Bedienbarkeit, optimierter Informationsfluss 

Link: https://www.craftnote.de/

 

Vor etwas über zwei Jahren war im Betrieb meines Bruders klar: Der Zettelwust zwischen Büro, Baustelle, Handschuhfach und den Jackentaschen der Mitarbeiter muss aufhören, eine digitale Bauakte muss her. Wir führten Craftnote ein, eine App, die damals noch ganz am Anfang ihrer Entwicklung stand. Inzwischen sind alle angekündigten Programmierschritte von den Entwicklern konsequent umgesetzt worden. 

Die Mitarbeiter merken sofort, dass die Kommunikation über die App für sie eine Erleichterung ist. Auch komplexe Bauvorhaben können gut abgebildet werden, die Informationen fließen immer genau zu den Leuten, die sie gerade brauchen, egal ob die gerade am Schreibtisch sitzen, auf dem Dach stehen oder den Kunden besuchen. Wichtige Formulare und Unterlagen sind immer zur Hand, Bilder können nicht nur beim passenden Projekt abgelegt, sondern auch gleich bearbeitet werden, Papierdokumente lassen sich mit dem integrierten Scanner sofort in die digitale Baudokumentation einfügen. Craftnote ist intuitiv, lange Schulungen braucht es nicht (und für Zweifelsfälle gibt es Videoclips und eine Facebook-Gruppe). Dort wo ich die App empfohlen habe und sie umgesetzt wurde, kommt regelmäßig positive Rückmeldung.

Wie dokumentiert Ihr Euren Projektverlauf? Welche Empfehlungen gebt Ihr den Kollegen?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Steckbrief

Anwendungsbereich: Ablagesystem, Organisationssystem, Terminverwaltung,

Hersteller: Classei | Egon Heimann GmbH

Kennzeichen: schnell, praktisch, gute Qualität, Struktur gebend, Transparenz schaffend, produktivitätssteigernd

Link: https://www.classei.de/de/

 

Ganz werden wir das Papier aller Digitalisierung zu Trotz wohl so schnell nicht los.  Gut, dass es ein geniales Ablagesystem für Unterlagen gibt – nämlich Classei. https://vimeo.com/56894720

Classei besteht aus eindeutig und übersichtlich beschrifteten Ablagemappen, die wie Hängeregister hintereinander sortiert werden. Kein langes Suchen durch verschiedene Ordner, kein Hantieren mit Klappbügeln. Zettel nehmen, reinschieben, fertig.

Das System gibt eine klare Gliederung vor und ist bei Bedarf beliebig erweiterbar. Ganz nebenbei es sieht auch noch toll aus, es spart im Vergleich zum herkömmlichen Ordner eine Menge Platz, und es macht Spaß damit zu arbeiten.

Und wie handhabt Ihr Eure Dokumente und Unterlagen, vor allem, die ihr im täglichen Gebrauch habt?

 

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Steckbrief

Anwendungsbereich: Projektmanagement, To-Dos/Aufgabenverwaltung

Entwickler: MeisterLabs GmbH

Kennzeichen: kollaborativ, intuitiv bedienbar, individuell anpassbar, datenschutzkonform

Link: https://www.mindmeister.com/mt/signup

Empfehlung

Es gibt zig digitale Werkzeuge für das Aufgaben- und Projektmanagement. Von denen, die ich getestet habe, ist MeisterTask mit Abstand die intuitivste App.

MeisterTask erklärt sich von selbst, und ich kann die Oberfläche individuell an meine Bedürfnisse anpassen. Der Aufbau bildet so meine Prozesse ab, ich muss meinen Workflow nicht an die App anpassen. Ich kann ganz einfach Mitarbeiter und Kooperationspartner zur Zusammenarbeit einladen und Rechte für bestimmte Bereiche vergeben. Die Abstimmung über Projektaufgaben ist hierdurch ganz einfach. Und: Serverstandort ist Deutschland, die App ist vollkommen konform mit der europäischen Datenschutzrichtlinie. Ich arbeite schon seit rund zwei Jahren mit MeisterTask und bin immer noch begeistert!

Und was verwendest Du für ein Werkzeug, um Deine und die Aufgaben Deines Teams zu organisieren?

Hinweis
„Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwende ich in meinen Blogs die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder neutralen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen sein.“

Mit diesem Blog möchte ich nur schon einmal ankündigen mit welchen Werkzeugen ich arbeite und was ich in meinen Beratungen und Workshops empfehle. Im Laufe der Zeit werde ich Geschichten darüber schreiben, wo die einzelnen Werkzeuge, Apps, Tools zum Einsatz kamen und welche Wirkung sie hatten.

 

Heute zunächst einmal nur ein kleiner Einblick in meine Lieblingswerkzeuge:

Meistertask

https://www.mindmeister.com/mt/signup

Warum ich meinen Kunden MeisterTask empfehle?

Es gibt sicherlich viele digitale Werkzeuge für Aufgaben -und Projektmanagement.

MeisterTask ist für mich jedoch das Intuitivste! Es ist die App, die ruck-zuck individuell anpassbar eine optimale Abstimmung und Transparenz zwischen den Schnittstellen schafft und damit die Zusammenarbeit ungemein erleichtert und fördert. Und ein für mich nicht unerhebliches Kriterium ist der Datenschutz nach europäischem Recht und deutschem Serverstandort.

Was mir auch besonders gut gefällt ist, dass es absolut individuell gestaltbar ist. Also für jedes Bedürfnis im Workflow anpassbar und den Prozess abbildend.


https://www.classei.de/de/

Bei aller Digitalisierung, viele Handwerksbetriebe haben immer noch viel Papier im Umlauf. Und gerade weil das so ist, gibt es für mich ein einfaches und geniales Ablagesystem – nämlich Classei.

Sozusagen beginnt man in dem Moment in dem man das Dokument in die Akte legt mit der Ablage, so wie eben im beim digitalen Archiv eben auch. Alle Sortierungs-, Ordnungs- und Ablagemaßnahmen, die üblicher Weise einhergehen, entfallen bzw. werden auf ein Minium reduziert. Und ganz nebenbei es sieht auch noch toll aus und es macht Spaß damit zu arbeiten.


https://www.craftnote.de/

Ich habe Dirk Steffens 2017  kennengelernt. Er und sein Team von Craftnote sind Vollblut Programmierer und Handwerksversteher. Sie haben in den etwas mehr als 2 Jahren nachdem die App das erste Mal offiziell auf den Markt kam so unglaublich viel umgesetzt. Sie setzen sich für die Bedürfnisse der Nutzer ein und bleiben am Ball. Für mich ist die App und die Menschen dahinter uneingeschränkt die Nr. 1 am Markt der digitalen Bauakten!


https://www.valuescentre.com/

 

Mit dem Barret Values Centre arbeite ich nun bereits schon im 3. Jahr meiner Selbstständigkeit zusammen. Wenn es darum geht Werte im Unternehmen sichtbar zu machen und über sehr unkomplizierte Mitarbeiterbefragungen bezüglich der Unternehmenskultur eine aussagekräftige Arbeitsbasis zu bekommen, dann kommt für mich nur das BVC in Frage. Außerdem habe ich mit Dr. Andrea Bockler (https://changemanagement.biz/) eine unglaublich gute Botschafterin des BVC und Mentorin in Sachen Werte und Führung.


https://www.materialrest24.de/

 

Es sind ein paar Punkte, die mich an dem jungen Dachdecker Simon Schlögel begeistern:

Ganz großartig zu sehen, wie er und seine Geschäftspartner sich für die Sache an sich einsetzen. Wie sie mit Ihrer Plattform die Digitalisierung vorantreiben und Abläufe rund um die Lageroptimierung ermöglichen und dabei auch noch nachhaltige Betriebsführung unterstützen. Für mich ist das ein Muss für jeden Handwerker. Am meisten jedoch fasziniert mich an Simon und seinem Team, seinen unglaublichen Einsatz in Sachen „NACHHALTIGKEIT und RESSOURCENSCHONUNG“ für die kommende Generation und unsere Welt!